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        杭州瑞歐科技有限公司(工業化學品站)

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        2014年REACH執法應對實錄:范圍更大、內容更細、更具針對性

        2013年10月,杭州瑞歐愛爾蘭公司首次迎來了REACH聯合執法REF第三階段對唯一代表(OR)的審核。執法人員針對瑞歐作為OR完成的注冊、預注冊(后預注冊)進行了抽檢,主要內容為10個注冊物質REACH信息核查、POA歸檔情況、SDS的準備情況。相別于去年的審核,2014年的年度執法工作顯得異常專業和細致,其主要體現在以下三個方面:

        1. 審核通知緊急,準備工作數量大且緊迫

        歐盟成員國愛爾蘭的REACH執法機構,健康安全署(HSA)于10月底將執法檢查的通知傳遞給瑞歐駐愛爾蘭公司,到訪時間約定在11月5日。來自HSA機構的Sullivan博士在郵件中指出,歐盟境內REACH聯合執法正在逐步推進,通過從成員國內進口商處收集的信息他們了解到:大量的非歐盟生產商指定瑞歐作為其唯一代表履行REACH義務。因此,為了評估唯一代表在合規工作上的績效,一次全面的實地考核勢在必行。而同時,這樣的抽檢也能從另一個角度驗證進口商是否存在作假和違規的情況。

        接收到通知后,瑞歐歐盟REACH產品組迅速啟動應對檢查程序,針對公司代表的所有企業進行全面深入地數據整理,同時將數據檢查的重點設定在以下幾個方面:

        • a)排查未能及時更新POA的企業;
        • b)停止對無效注冊的服務;
        • c)中間體注冊及豁免注冊的情形;
        • d)SDS的管理及傳遞情況;
        • e)有害物質的合規情況;
        • f)進口商噸位涵蓋記錄情況;

        盡管大多數的信息都通過瑞歐提供的RSCC系統進行了有效地管理,具備審核通過的條件,但仍舊有一小部分企業未及時將信息提供給瑞歐,例如POA文件、實際進口商和出口噸位數據未能更新并及時錄入RSCC系統,從而加大了雙方在此間的溝通成本。作為中國化學品咨詢行業的領軍企業,我們認為此問題已經暴露出了不小的隱患。

        2. 現場審核要求細致,按照列明物質逐一質詢

        11月5日上午,負責執法檢查的HSA檢察官Sullivan博士比預定時間9:00提早了幾分鐘抵達瑞歐愛爾蘭公司。檢察官首先再次申明了本次執法的緣由并聽取了瑞歐的企業介紹及REACH合規管理簡報。

        在接下去的近5個小時中,Sullivan博士羅列出了包含近50個物質CAS號碼的審核清單,逐一提出嚴苛的問題。以典型物質二氧化鈦(CAS:13463-67-7)為例,執法人員分別對數家委托瑞歐作為唯一代表的非歐盟生產企業的注冊號及預注冊進行審核。要求具體核對物質的注冊號、注冊噸位信息、企業簽署的OR委托合同(POA)及其中包含物質的匹配情況。

        與去年審核不同的是,在這份審核清單中還包含著待檢企業的部分下游進口商名稱。這些進口商分布在比利時、德國、西班牙、意大利、匈牙利、荷蘭、葡萄牙、盧森堡,并且每一個都已經接受了當地執法機構的審核并提交了具體的貿易數據。愛爾蘭執法機構獲得該部分進口商數據后,直接向唯一代表求證:1)是否有證據表明該進口商已進入下游用戶清單(importer inventory);2)從2011年起至2014年,各進口商的進口噸位數量是否已被注冊號合規涵蓋。因此,瑞歐再次提醒廣大注冊企業,在完成注冊后務必要規范注冊號配額授權使用的工作。

        3. 具體信息全部核實,各方執法機構集體行動

        在長達5小時的核對過程中,所有的REACH數據均需被一一展示,且要求清晰迅速;信息量雖然巨大但又要求管理有序。十分幸運的是,從瑞歐成立伊始,我們就系統和嚴格地通過在線平臺RSCC(REACH Supply Chain Compliance)對生產商及下游企業開展管理。經過多年的積累,我們總結出了一套對企業REACH數據和噸位證書有效管理的工作方式,便于企業在平時查詢或官方審核時迅速從系統中調用所需信息。本次檢查時,瑞歐愛爾蘭公司采用了全新編寫的RSCC系統升級版NEWRSCC系統,它能迅速抽取企業信息、物質REACH注冊情況、下游進口商和噸位使用數據以及企業所有相關存檔文件。整個審核過程,我們根據執法官員的提問進行一一講解,這種直觀的方式得到了對方相當滿意的反饋。

        當然,在審核過程中,我們仍舊發覺一部分企業未將進口商及時添加到下游用戶清單產生了噸位未被涵蓋而與進口商提供信息不相符的情況,甚至發現有進口商在上游未進行注冊預注冊時就已經開始進口活動。審查結束后共有12家企業被要求進行整改。執法官Sullivan博士表示,從瑞歐獲得的信息十分有用,NEWRSCC系統是十分優秀的REACH合規工具,愛爾蘭當局將研究所有帶回的信息并會同其他成員國執法部門再向進口商質詢相關情況,之后針對違規案例給予裁決。

        從執法檢查應對的角度而言,瑞歐交出了令人滿意的答卷。但是復雜供應鏈中信息的缺失是我們接下來需要思考的重大課題。瑞歐合規部門也列出了企業可以進行自身合規檢查的幾點,以幫助進口商順利應對REACH的各個環節:

        • POA(OR委托關系):查看您與OR之間的委托關系是否有效;
        • 物質REACH狀態:了解物質的REACH狀態,并確保您的進口商同樣知情;
        • 進口商清單:主動添加進口商清單,或通知進口商與您的OR聯系;
        • 噸位涵蓋證書:要求您的OR出具并且管理出具的噸位證書及出口噸位;
        • 安全數據表SDS:制作、管理、傳遞安全數據表(SDS),保證SDS的更新;
        • 注冊決策:依據貿易情況,調整注冊策略;
        • 下游用途:正式注冊物質應及時關注進口商的用途是否被涵蓋。

        11月5日審核一結束,瑞歐合規部門與歐盟REACH產品組就針對審核中暴露出的問題商討解決方案,并迅速與當事企業接觸,提醒其由于未錄入進口商信息和貿易未被涵蓋可能導致的違規風險。截止到11月21日,個別被要求整改企業的進口商仍舊未被錄入系統,沒有給予合規工作足夠的重視,這部分未被確認的進口商信息按要求已傳遞給愛爾蘭執法當局,等待執法當局進一步的動作。

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